Stand: Oktober 2026 · XpertPulse GmbH
Anbieter: XpertPulse GmbH, Talstr. 42/2, 71563 Affalterbach
Handelsregister: HRB 798089, Amtsgericht Stuttgart
Umsatzsteuer-IdNr.: DE403841776
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung der SaaS-Software LohnPulse, die von der XpertPulse GmbH (nachfolgend „Anbieter") betrieben wird. LohnPulse ist eine Software zur digitalen Lohnvorverarbeitung — d. h. zur strukturierten Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung von Lohndaten an Steuerberatungskanzleien. LohnPulse führt keine Lohnabrechnung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes durch und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Diese AGB gelten für alle Nutzer der Software, insbesondere für Unternehmen als Arbeitgeber sowie für Steuerberatungskanzleien und deren Mitarbeiter. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Nutzers erkennt der Anbieter nicht an, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.
Der Anbieter strebt eine jährliche Verfügbarkeit der Software von 99,5 % an. Geplante Wartungsarbeiten werden dem Nutzer mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt. Wartungsfenster sind auf maximal 4 Stunden begrenzt und werden außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Montag–Freitag, 08:00–18:00 Uhr) durchgeführt.
Bei unmittelbaren Sicherheitsbedrohungen oder kritischen Systemfehlern kann der Anbieter ohne vorherige Ankündigung Notfallwartungen durchführen. Der Anbieter informiert die Nutzer in diesem Fall schnellstmöglich über Art und Dauer der Unterbrechung.
Der Anbieter ist berechtigt, die Software laufend weiterzuentwickeln und Funktionen anzupassen, zu erweitern oder einzustellen, sofern der vertragliche Grundleistungsumfang nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
Der Testmonat umfasst eine befristete Lizenz (Nutzung der Software) sowie Grundeinrichtung und Schulung als Dienstleistung nach § 3.5 Abs. 1. Einführungsleistungen sind nicht Teil der Lizenz. Testmonat und Einführungsleistungen sind optional und werden nach § 3.5 gesondert beauftragt. Die Nutzung der Software setzt keines von beiden voraus.
Für die Nutzung von LohnPulse gelten folgende Konditionen:
Für Unternehmen stehen drei Tarifvarianten mit identischem Funktionsumfang zur Wahl. Die Preise je aktivem Mitarbeiter und Monat (jeweils zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer) lauten:
Alle drei Tarifvarianten werden monatlich abgerechnet. Eine Vorauszahlung des Jahresentgelts findet nicht statt; die gegenüber dem Monats-Abo günstigeren Preise der Jahres-Tarife ergeben sich allein aus der vereinbarten Mindestlaufzeit von 12 Monaten, nicht aus einer Zahlungsweise. Der jeweils gültige Preis wird dem Nutzer vor Vertragsschluss im Bestellprozess angezeigt.
Für Kanzleien ist die Nutzung dauerhaft kostenlos und ohne Mindestlaufzeit; sie kann jederzeit beendet werden.
Das Monats-Abo für Unternehmen läuft auf unbestimmte Zeit und ist jederzeit zum Ende des jeweiligen Kalendermonats kündbar; es besteht keine Mindestlaufzeit.
Das Jahres-Abo und das Jahres-Abo ab 100 Mitarbeitern haben eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten und verlängern sich automatisch um jeweils 12 weitere Monate, sofern sie nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ablauf der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden.
Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail) oder erfolgen über die dafür vorgesehene Funktion in der Software. Die Anpassung der Mitarbeiterzahl ist von der Vertragslaufzeit unabhängig jederzeit möglich (§ 3.4).
Die monatliche Abrechnung erfolgt zu einem festen Preis je aktivem Mitarbeiter für den gesamten Abrechnungszeitraum; maßgeblich ist die Anzahl der aktiven Mitarbeiter zum jeweiligen Abrechnungsstichtag. Der Preis je Abrechnungszeitraum wird nicht tageweise bemessen.
Erhöhungen der Mitarbeiterzahl (Hinzufügen aktiver Mitarbeiter) werden sofort wirksam; überschreitet die tatsächliche Mitarbeiterzahl die abgerechnete Anzahl, wird die Differenz zum nächsten Abrechnungszeitpunkt angepasst und nachberechnet.
Reduzierungen der Mitarbeiterzahl (Ausscheiden bzw. Archivierung eines Mitarbeiters) werden zum Ablauf des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam, in dem sie veranlasst wurden, und ab dem darauffolgenden Abrechnungszeitraum berücksichtigt. Für den laufenden Abrechnungszeitraum findet keine anteilige Erstattung oder Gutschrift statt, auch wenn der Mitarbeiter vor dessen Ende ausgeschieden ist. Fallen mehrere Reduzierungen in unterschiedliche Abrechnungszeiträume, wird jede Reduzierung jeweils zum Ablauf des betreffenden Abrechnungszeitraums wirksam.
Die Mitarbeiterzahl bleibt unabhängig von der Mindestvertragslaufzeit (§ 3.2) monatlich anpassbar. Der Zeitpunkt, ab dem eine Reduzierung abrechnungswirksam wird, wird dem Nutzer in der Software angezeigt.
(1) Der Anbieter bietet Unternehmen optional einen Testmonat sowie Einführungsleistungen an (Unterstützung bei Einrichtung und Datenübernahme, Schulung, Begleitung des ersten Lohnlaufs). Einführungsleistungen sind nicht Bestandteil der Lizenz und werden gesondert beauftragt. Sie sind Dienstleistungen im Sinne der §§ 611 ff. BGB; ein bestimmter Erfolg ist nicht geschuldet. Die Datenübernahme erfolgt auf Basis der vom Nutzer bereitgestellten Daten (z. B. DATEV-Export). Der Nutzer prüft die übernommenen Stammdaten vor dem ersten Lohnlauf und gibt sie in Textform frei. Die Freigabe hat die in § 8.6 beschriebene Wirkung.
(2) Umfang und Preis ergeben sich aus dem Angebot bzw. der Preisseite zum Zeitpunkt der Beauftragung (jeweils zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer). Das Entgelt für den Testmonat ist mit dessen Beginn fällig, das Entgelt für Einführungsleistungen nach deren Erbringung. Endet ein Einführungsauftrag vorzeitig, werden die bis dahin erbrachten Termine anteilig berechnet.
(3) Der Nutzer stellt die benötigten Daten rechtzeitig bereit, benennt eine Ansprechperson und nimmt die vereinbarten Termine wahr. Die erste Verschiebung je Paket ist bis 24 Stunden vor dem Termin kostenfrei. Sagt der Nutzer im Übrigen einen vereinbarten Termin weniger als 48 Stunden vorher ab oder verschiebt ihn, kann der Anbieter pauschal 25 % des vereinbarten Entgelts des betroffenen Pakets (nach Nachlass), höchstens 150 € je Termin und insgesamt höchstens das vereinbarte Paketentgelt, berechnen; dem Nutzer bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein geringerer Aufwand entstanden ist.
(4) Der Testmonat ist eine auf einen Monat befristete Lizenz für die vereinbarte Testgruppe einschließlich Grundeinrichtung und Schulung; die Lizenzen der Testgruppe sind mit dem Entgelt für den Testmonat abgegolten. Er endet automatisch, ohne dass ein Folgevertrag entsteht. Beauftragt der Nutzer innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Testmonats eine Einführungsleistung, wird das Entgelt für den Testmonat darauf angerechnet, höchstens bis zur Höhe des Entgelts der Einführungsleistung.
(5) Für Testmonat und Einführungsleistungen, die bis einschließlich 31.12.2026 beauftragt werden, gilt ein Nachlass von 50 % auf den Listenpreis.
Der Anbieter ist berechtigt, die Preise maximal einmal pro Kalenderjahr anzupassen. Preisanpassungen werden dem Nutzer mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform (E-Mail) mitgeteilt.
Übersteigt eine Preiserhöhung 10 % des bisher geltenden Entgelts, hat der Nutzer das Recht, den Vertrag innerhalb von 4 Wochen nach Mitteilung der Preiserhöhung außerordentlich zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Erhöhung zu kündigen.
Der Anbieter räumt dem Nutzer für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht zur Nutzung von LohnPulse im Rahmen der vereinbarten Leistungen ein. Die Nutzung ist auf das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland beschränkt, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird.
Dem Nutzer ist es nicht gestattet, die Software zu vermieten, zu verkaufen, weiterzulizenzieren, als White-Label-Produkt anzubieten oder in sonstiger Weise Dritten zur entgeltlichen Weiternutzung zu überlassen.
Übermittelt der Nutzer dem Anbieter Feedback, Verbesserungsvorschläge oder sonstige Ideen zur Software, räumt der Nutzer dem Anbieter daran ein unbeschränktes, weltweites, unentgeltliches und unwiderrufliches Nutzungsrecht ein.
Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten sorgfältig aufzubewahren und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Anbieter empfiehlt die Verwendung starker Passwörter mit mindestens 12 Zeichen sowie die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Unbefugte Zugriffsversuche oder der Verdacht einer Kompromittierung von Zugangsdaten sind dem Anbieter unverzüglich unter support@xpertpulse.de zu melden.
Der Nutzer stellt sicher, dass die in LohnPulse eingegebenen Daten korrekt und vollständig sind. Der Anbieter haftet nicht für Fehler, die auf unrichtigen oder unvollständigen Eingaben des Nutzers beruhen, soweit er diese nicht zu vertreten hat; § 8 bleibt unberührt.
Der Nutzer ist dafür verantwortlich, seine Daten vor Ablauf des Vertrages zu exportieren und lokal zu sichern. Hinweise auf den Exportmechanismus und das Exportfenster finden sich in § 7 dieser AGB.
Soweit der Nutzer in LohnPulse personenbezogene Daten von Mitarbeitern verarbeitet, handelt er als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter ist insoweit Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung ergeben sich aus § 11 dieser AGB.
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses hat der Nutzer 30 Tage Zeit, seine Daten über die in der Software integrierten Exportfunktionen herunterzuladen.
Nach Ablauf des Exportfensters werden alle nutzerbezogenen Daten unwiderruflich und vollständig aus den Systemen des Anbieters gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (insbesondere steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufzeichnungspflichten), werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und anschließend gelöscht.
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistig verschwiegenen Mängeln sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.
Verletzt der Anbieter leicht fahrlässig eine wesentliche Vertragspflicht, haftet er nur für den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesen Fällen je Schadensfall auf den höheren der folgenden Beträge begrenzt: 25.000 € oder das Dreifache des Entgelts, das der Nutzer in den zwölf Monaten vor dem Schadensfall für die Lizenz gezahlt hat. Für alle Schadensfälle eines Vertragsjahres zusammen haftet der Anbieter höchstens bis zum Doppelten dieses Betrags.
Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen von 8.2 nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Nutzer, insbesondere über die Exportfunktion (§ 7), für die Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre. 8.1 bleibt unberührt.
LohnPulse bereitet Lohndaten vor. Die Lohnabrechnung selbst, ihre Prüfung und die Erfüllung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten verantworten der Nutzer als Arbeitgeber und die von ihm beauftragte Kanzlei. Für Schäden, die eine übliche Plausibilitätsprüfung vor der Abrechnung verhindert hätte, haftet der Anbieter nur nach Maßgabe des § 254 BGB.
8.1 bis 8.5 gelten auch für Testmonat und Einführungsleistungen (§ 3.5). Für Schäden aus der Datenübernahme haftet der Anbieter nicht, soweit sie darauf beruhen, dass der Nutzer die übernommenen Stammdaten freigegeben hat (§ 3.5 Abs. 1), obwohl der Fehler bei zumutbarer Prüfung erkennbar war. Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung aus Einführungsleistungen je Auftrag auf insgesamt 25.000 € begrenzt; 8.2 Satz 3 und 4 gelten insoweit nicht. 8.1 bleibt unberührt.
Schadensersatzansprüche gegen den Anbieter verjähren in einem Jahr ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Nutzer von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Das gilt nicht in den Fällen von 8.1; dort gelten die gesetzlichen Fristen.
Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
Der Anbieter setzt zur Erbringung der Leistungen derzeit folgende Unterauftragnehmer ein:
Der Anbieter informiert den Nutzer über geplante Änderungen beim Einsatz von Unterauftragnehmern mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten in Textform. Der Nutzer kann innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt der Mitteilung Widerspruch einlegen. Bei berechtigtem Widerspruch hat der Nutzer das Recht, den Vertrag außerordentlich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu kündigen.
Der Anbieter kann das Vertragsverhältnis außerordentlich fristlos kündigen, wenn:
Der Nutzer kann das Vertragsverhältnis außerordentlich kündigen, wenn:
Diese Regelungen zur Auftragsverarbeitung sind integraler Bestandteil des Vertrages zwischen dem Anbieter und dem Nutzer und erfüllen die Anforderungen des Art. 28 DSGVO. Der Nutzer ist Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Das gilt auch für personenbezogene Daten, die der Anbieter im Rahmen von Einführungsleistungen (§ 3.5) verarbeitet, etwa bei der Übernahme von Stammdaten.
Der Anbieter trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere:
Der Nutzer hat das Recht, die Einhaltung der Datenschutzanforderungen durch den Anbieter einmal pro Jahr zu auditieren oder durch einen von beiden Seiten anerkannten Dritten auditieren zu lassen. Audits sind mit angemessenem Vorlauf (mindestens 4 Wochen) anzukündigen und dürfen den laufenden Betrieb nicht wesentlich beeinträchtigen.
Der Anbieter meldet dem Nutzer Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls, um dem Nutzer die Erfüllung seiner eigenen Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen zu ermöglichen.
(1) Daten für die Einrichtung, etwa ein DATEV-Export, übergibt der Nutzer über einen vom Anbieter bereitgestellten Upload-Link oder persönlich auf einem verschlüsselten Datenträger. Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge mit Personaldaten sind nicht vorgesehen; gehen sie dennoch ein, löscht der Anbieter sie nach der Übernahme.
(2) Arbeitskopien löscht der Anbieter, sobald der Nutzer die Stammdaten freigegeben hat (§ 3.5 Abs. 1), spätestens 30 Tage nach Abschluss der Einführung. Freigabelinks laufen nach höchstens 7 Tagen ab.
(3) Online-Termine finden in Microsoft Teams statt. Der Anbieter zeichnet sie nicht auf, nutzt keine Transkription oder KI-Zusammenfassung und fertigt keine Bildschirmfotos von Personaldaten an. Teilnehmer werden über den Wartebereich zugelassen. Eine Fernsteuerung erfolgt nur auf Wunsch des Nutzers.
Für die Haftung im Verhältnis zwischen Nutzer und Anbieter gilt § 8. Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Stuttgart, sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Nutzer mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von 4 Wochen nach Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht und die Bedeutung der Widerspruchsfrist wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen.