Funktionen › Reisekosten
Fotografieren · Berechnen · AuszahlenReisekostenabrechnung.
Endlich ohne Excel.
Ihre Mitarbeiter fotografieren den Beleg und reichen die Reise vom Handy ein. LohnPulse berechnet die steuerfreien Pauschalen automatisch, HR genehmigt mit einem Klick, und die Erstattung landet fertig aufgeschlüsselt in der Lohnabrechnung.
Als Modul pro Unternehmen zuschaltbar · eingerichtet in einem geführten Assistenten · Belege 10 Jahre revisionssicher
Reisekosten sind der Posten, der jeden Monat hakt.
Zettel sammeln, Sätze nachschlagen, Belege kopieren, alles per E-Mail. Und am Monatsende wird trotzdem noch einmal alles von Hand in die Lohnabrechnung getippt.
Zettelwirtschaft und Wartezeit
Abrechnungen kommen per E-Mail, Messenger und Papier, in jedem Format und zu jedem Zeitpunkt. Der Mitarbeiter wartet Wochen auf sein Geld und fragt dreimal nach, ob der Beleg angekommen ist.
Pauschalen von Hand nachgeschlagen
Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometersätze werden manuell gesucht, und die amtlichen Sätze ändern sich. Ein veralteter oder falsch gekürzter Satz ist ein echtes Steuerrisiko.
Belege ohne Prüfspur
Belege liegen in Ordnern und E-Mail-Anhängen: unauffindbar, veränderbar, irgendwann weg. Eine Betriebsprüfung verlangt aber zehn Jahre lückenlose, unveränderliche Aufbewahrung.
Alles doppelt und dreifach getippt
Was der Mitarbeiter erfasst hat, tippt HR noch einmal ab, und die Kanzlei ein drittes Mal in die Lohnabrechnung. Reisekosten sind regelmäßig der Posten, der die Lohn-Übergabe verzögert.
Einmal per Foto erfasst: berechnet, geprüft, ausgezahlt und revisionssicher belegt.
Auf einer Plattform – vom Handy bis in die Lohnabrechnung.
Reisekosten vom Handy-Foto bis in die Lohnabrechnung
Der Mitarbeiter erfasst am Handy, das Unternehmen prüft am Bildschirm, gezahlt wird auf Knopfdruck. Beide Flächen unten sind die reale App, als Vektor nachgebaut.
Eine geordnete Inbox statt E-Mail-Chaos
Sekunden nach dem Einreichen liegt die Reise in der Inbox, mit berechneten Pauschalen und virengeprüften Belegen. Beim Öffnen wird sie für die Prüferin gesperrt, sauber gegen Doppelbearbeitung. Sind mehrere Reisen sauber, genehmigt die Sammelfunktion alle auf einmal.
Optional Vier-Augen-Prinzip: die 2. Freigabe erteilt auch Ihre Kanzlei · Selbst-Freigaben sind strukturell unmöglich
Beleg fotografieren, Reise anlegen, fertig
Nach der Dienstreise öffnet Max „Neue Reise", wählt Zeitraum und Ziel und fotografiert Hotel- und Restaurantbeleg direkt in der Reisekosten-App. Die Kategorie wird vorgeschlagen, er bestätigt nur. War ein Frühstück im Hotelpreis, hakt er es ab, und die Kürzung rechnet die App korrekt.
Frühstück kürzt 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 % · der Entwurf bleibt privat, bis bewusst eingereicht wird
steuerfrei · 3-Tage-Reise Hamburg, automatisch berechnet
Excel und E-Mail gegen eine Plattform
Jede Zeile ein Handgriff, der heute Zeit kostet – und wie er mit LohnPulse aussieht.
| Schritt | Excel & E-Mail | LohnPulse |
|---|---|---|
| Erfassung | Zettel sammeln, Excel ausfüllen | Foto & geführter Assistent am Handy |
| Pauschalen | von Hand nachgeschlagen | automatisch nach den amtlichen Sätzen 202628 € voller Tag · 14 € An-/Abreise · 20 € Übernachtung |
| Mahlzeiten-Kürzung | vergessen oder falsch gekürzt | Frühstück 20 %, Mittag/Abend je 40 %je Tag abgefragt, korrekt gekürzt |
| Belege | Ordner und E-Mail-Anhänge | 10 Jahre revisionssicher§ 147 AO · virengeprüft · Prüfkette versiegelt |
| Freigabe | E-Mail-Pingpong | ein Klick, optional Vier-AugenSammelgenehmigung für saubere Reisen |
| Auszahlung | warten auf den Lohnlauf | Lohnlauf oder sofort per SEPASammeldatei · IBAN-Änderungs-Wächter |
| Lohnabrechnung | ein drittes Mal abgetippt | drei Steuer-Töpfe, richtige Lohnart automatischsteuerfrei · pauschal (§ 40 EStG) · individuell |
Dreimonatsfrist (§ 9 EStG), Späteinreichungs-Fenster und Datenschutz-Schranke für sensible Belege (Art. 9 DSGVO) laufen automatisch mit. Im Zweifel stoppt das System, nie umgekehrt.
„Der eigentliche Gewinn ist nicht der Euro. Es ist die Ruhe dahinter."
Prüfungssicher, ohne daran zu denken
Ein Stand für alle drei Parteien
Häufige Fragen zu Reisekosten
Wie werden die Pauschalen berechnet?
Automatisch nach den amtlichen Sätzen 2026: Verpflegungspauschale 2026 von 28 € für den vollen Kalendertag, 14 € für An- und Abreisetag sowie Tagesreisen über 8 Stunden, dazu 20 € Übernachtungspauschale im Inland und 0,30 € Kilometerpauschale je gefahrenem PKW-Kilometer. Die Sätze sind versioniert hinterlegt, und jede Reise rechnet mit dem Stand ihres Zeitpunkts.
Was passiert bei gestellten Mahlzeiten?
Mehrtagesreisen fragen die Mahlzeiten je Tag ab. Ein Hotelfrühstück kürzt die Pauschale um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent, exakt und prüfungssicher. Ein Frühstück am vollen Reisetag kürzt zum Beispiel genau 5,60 €.
Wie lange bleiben die Belege aufbewahrt?
Belege, Reisen und die komplette Prüfkette werden zehn Jahre unveränderlich gespeichert (§ 147 AO). Löschen und Ändern sind technisch abgewiesen, selbst für Administratoren; nach Fristablauf wird automatisch datenschutzkonform gelöscht.
Was ist mit sensiblen Belegen, etwa Gesundheitsdaten?
Ein als sensibel geschützter Beleg (Art. 9 DSGVO) erscheint für die Kanzlei nur als Platzhalter. Ohne die 1-Klick-Einwilligung des Mitarbeiters selbst wird er nie exportiert. Der Notzugriff läuft im 2-Personen-Prinzip, befristet auf 4 Stunden und voll protokolliert.
Geht die Auszahlung auch ohne Lohnlauf?
Ja. Genehmigte Reisen fließen automatisch in die nächste Lohnabrechnung; eilt es, zahlt das Unternehmen sofort per SEPA-Sammeldatei aus dem Auszahlungs-Cockpit. Eine geänderte Empfänger-IBAN stoppt die Zahlung weich, bis HR bewusst bestätigt.
Was sieht ein Betrieb, der das Modul nicht nutzt?
Nichts. Reisekosten ist ein Modul pro Unternehmen: Erst nach dem geführten Einrichtungs-Assistenten mit Testlauf sehen Mitarbeitende die neue Fläche. Ein Betrieb ohne Reisekosten sieht keine halbleeren Bildschirme.
Reisekosten spielt mit dem Rest von LohnPulse zusammen: Zeiterfassung · Gleitzeitkonto · Lohnexport
Alle Funktionen ansehenDer nächste Beleg gehört nicht in einen Ordner.
Fotografiert, berechnet, genehmigt, ausgezahlt – auf einer Plattform, revisionssicher belegt.
4,90 € pro Mitarbeiter und Monat · für Kanzleien kostenfrei · Hosting AWS Frankfurt