Reisekosten-Plattform

Reisekosten.
Endlich ohne Excel.

Ihre Mitarbeiter fotografieren den Beleg und reichen die Reise vom Handy ein. LohnPulse berechnet die steuerfreien Pauschalen automatisch, HR genehmigt mit einem Klick – und die Erstattung landet fertig aufgeschlüsselt in der Lohnabrechnung.

Erfassung per Foto & Assistent Amtliche Pauschalen automatisch Belege 10 Jahre revisionssicher

Zur App → So funktioniert's

Als Modul pro Unternehmen zuschaltbar – eingerichtet in einem geführten Assistenten.

Neue Reise Schritt 4 von 4

Übersicht & Bestätigen

56,00 € steuerfrei

3-Tage-Dienstreise Hamburg · automatisch berechnet

Anreisetag (Mo)über 8 Std. unterwegs+14,00 €

Voller Tag (Di)24 Std. abwesend+28,00 €

Abreisetag (Mi)+14,00 €

hotel-rechnung.jpgBeleg hochgeladengeprüft

✓Meine Belege enthalten keine besonders geschützten Daten (z. B. Gesundheitsdaten).

Einreichen

Pauschalen automatisch nach den amtlichen Sätzen 2026 – nichts nachschlagen, nichts rechnen.

Das Problem vorher

Reisekosten sind der Bereich, der jeden Monat hakt.

Zettel sammeln, Excel ausfüllen, Sätze nachschlagen, Belege kopieren, alles per E-Mail – und am Monatsende wird trotzdem alles noch einmal von Hand in die Lohnabrechnung getippt. Aufwendig, intransparent, fehleranfällig.

Zettelwirtschaft & Wartezeit

Abrechnungen kommen per E-Mail, Messenger und Papier – in jedem Format, zu jedem Zeitpunkt. Der Mitarbeiter wartet Wochen auf sein Geld und fragt dreimal nach, ob der Beleg angekommen ist.

Excel, E-Mail & Zuruf

Pauschalen von Hand

Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometersätze werden manuell nachgeschlagen – und die amtlichen Sätze ändern sich. Ein veralteter oder falsch gekürzter Satz ist ein echtes Steuerrisiko.

§ 9 EStG (steuerfreie Reisepauschalen)

Belege ohne Prüfspur

Belege liegen in Ordnern und E-Mail-Anhängen – unauffindbar, veränderbar, irgendwann weg. Eine Betriebsprüfung verlangt aber zehn Jahre lückenlose, unveränderliche Aufbewahrung.

§ 147 AO (Aufbewahrungspflicht)

Alles doppelt getippt

Was der Mitarbeiter erfasst hat, tippt HR noch einmal ab – und die Kanzlei ein drittes Mal in die Lohnabrechnung. Reisekosten sind regelmäßig der Posten, der die Lohn-Übergabe verzögert.

Dreifach-Erfassung

Die Wende: einmal per Foto erfasst – automatisch berechnet, geprüft, ausgezahlt und revisionssicher belegt. Auf einer Plattform.

Die ganze Reise – von A bis Z

Eine Story, ein Fluss.
Vom Handy-Foto bis in die Lohnabrechnung.

Folgen Sie einer echten Reise durch die tatsächlichen Oberflächen von LohnPulse: Der Mitarbeiter erfasst am Handy, das Unternehmen prüft am Bildschirm, gezahlt wird auf Knopfdruck. Jede Fläche unten ist die reale App – nur nachgezeichnet.

1 Der Mitarbeiter · am Handy

Mitarbeiter-Bereich „Meine Reisen"

Beleg fotografieren, Reise anlegen – in Minuten.

Nach der Dienstreise öffnet Max am Handy „Neue Reise", wählt Zeitraum und Ziel und fotografiert Hotel- und Restaurantbeleg direkt in der App. Die passende Kategorie wird automatisch vorgeschlagen, jeder Beleg im Hintergrund auf Viren geprüft. Ein Entwurf bleibt privat, bis er bewusst eingereicht wird.

Zwei Wege: geführter Assistent oder Foto-Schnellerfassung Zu spät dran? Ehrliche Warnung – die Einreichungsfrist bestimmen Sie

Neue ReiseSchritt 2 von 4

Stammdaten ✓BelegeMahlzeiten

📷 Beleg fotografieren

Erkannt: Übernachtung · 89,00 €Kategorie vorgeschlagenOK

hotel-rechnung.jpgvirengeprüftHochgeladen

ÜbersichtSchritt 4 von 4

56,00€ steuerfrei

3-Tage-Reise Hamburg · automatisch berechnet

Anreise + Abreiseje über 8 Std.+28,00 €

Voller Tag24 Std. abwesend+28,00 €

Einreichen

2 Das Unternehmen · am Bildschirm

HR-Dashboard „Reisekosten-Inbox"

Eine geordnete Inbox statt E-Mail-Chaos.

Sekunden nach dem Einreichen liegt die Reise in der Reisekosten-Inbox – mit bereits berechneten Pauschalen und virengeprüften Belegen. Kennzahl-Kacheln filtern mit einem Klick, beim Öffnen wird die Reise für die Prüferin gesperrt. Sind mehrere Reisen sauber, genehmigt die Sammelfunktion alle auf einmal.

Sammelgenehmigung: aus einer halben Stunde Klickarbeit werden Sekunden Optional Vier-Augen-Prinzip: die 2. Freigabe erteilt auch Ihre Kanzlei

Reisekosten-Inbox4 eingereicht

4Eingereicht

2In Prüfung

12Genehmigt

3Zur Auszahlung

Mitarbeiter · Reise	Belege	Erstattung
✓ S. Adler – München, 3 Tageüber 8 Std. · Frühstück gekürzt	2 · geprüft	+50,40 €
✓ M. Yılmaz – Tagesreise Kölnüber 8 Std. abwesend	1 · geprüft	+14,00 €
M. Berger – Berlin, 2 Tagewartet auf 2. Freigabe	3 · geprüft	+42,00 €

3 Reisen ausgewählt · SammelgenehmigungAuswahl genehmigen

3 Steuerlich sortiert · automatisch

Reise-Detail „Steuer-Aufteilung"

Jede Zahl landet im richtigen Steuer-Topf.

Beim Öffnen einer Reise zeigt die Detailansicht je Position, was steuerfrei bleibt, was pauschal versteuert und was individuell steuerpflichtig ist. HR prüft den Sachverhalt – gerechnet ist längst. Genau diese Aufteilung wird später zur richtigen Lohnart in der Abrechnung, ohne dass jemand etwas zuordnet.

Drei Töpfe, drei Zeilen – ohne Handarbeit (§ 9 EStG, Verpflegungspauschalen) Pauschalsteuer trägt der Betrieb (§ 40 EStG), nie das Netto des Mitarbeiters

Reise RK-2026-0042 · S. AdlerMünchen · 3 Tage

Steuerliche Aufteilung je Position

50,40 €steuerfrei (innerhalb Pauschale)

11,20 €pauschal versteuert (25 %, trägt der Betrieb)

0,00 €individuell steuerpflichtig

Fließt als 3 Zeilen in die Lohnabrechnungrichtige Lohnart je Topf – automatischgeprüft

Sticky-Leiste bleibt beim Scrollen sichtbarAblehnen Genehmigen

4 Ausgezahlt · im Lohnlauf oder sofort

Auszahlungs-Cockpit „Sofort-Überweisung"

Wahlweise im Lohnlauf – oder sofort per Überweisung.

Genehmigte Reisen fließen automatisch in die nächste Lohnabrechnung, steuerlich fertig aufgeschlüsselt. Eilt es, zahlt das Unternehmen sofort per SEPA aus dem Auszahlungs-Cockpit: mit Sammel-Überweisungsdatei, IBAN-Änderungs-Wächter und einem revisionssicheren Auszahlungsbeleg samt QR-Code für die Bank-App.

Sammel-Überweisung: eine SEPA-Datei statt vieler Einzelzahlungen Geänderte Empfänger-IBAN? Stoppt weich, bis HR bewusst bestätigt

Auszahlungs-Cockpit

Initiieren→SEPA-Datei→Beglichen

Auszahlungsbeleg RK-2026-0042 QR für die Bank-App · steuerfrei erstattet 50,40 € · revisionssicher belegt

Mitarbeiter wird benachrichtigt: „Ihre Erstattung ist unterwegs"SEPA-Sammeldatei erzeugen

Für jeden im Prozess

Drei Rollen, ein Vorgang –
ohne Nachfragen.

Mitarbeitende erfassen, das Unternehmen entscheidet, die Kanzlei bekommt fertige Zahlen – alle sehen jederzeit denselben Stand.

Mitarbeitende

Max will sein Geld zurück – ohne Zettelwirtschaft.

Nach der Dienstreise öffnet er am Handy „Meine Reisen", tippt „Neue Reise" und wählt im geführten Assistenten Zeitraum und Ziel seiner 3-Tage-Reise.

Hotel- und Restaurantbeleg fotografiert er direkt in der App – die Kategorie wird automatisch erkannt, er bestätigt nur. War ein Frühstück im Hotelpreis, hakt er es ab: Die Kürzung rechnet die App korrekt.

In der Übersicht sieht er sofort seine berechnete Erstattung – noch bevor HR überhaupt geschaut hat – und reicht mit einem Tipp ein.

Danach verfolgt er den Status live: eingereicht, in Prüfung, genehmigt, ausgezahlt. Wird etwas beanstandet, führt ihn der Überarbeitungs-Editor gezielt zu genau den bemängelten Positionen – nichts wird doppelt eingegeben.

Was er gewinntErstattung in Minuten statt Wochen, volle Statustransparenz, keine Pauschalen-Rechnerei – alles vom Handy, auf Wunsch auch am Browser.

Unternehmen · HR/Admin

Die HR-Leiterin prüft Zahlen, statt sie zu tippen.

Einmalig führt sie der Einrichtungs-Assistent durch Auszahlungsweg, Pauschalen-Regeln und die rechtlichen Bestätigungen – mit Testlauf zum Abschluss.

Ihr Alltag ist die Reisekosten-Inbox: Kennzahl-Kacheln als Ein-Klick-Filter, jede Reise mit bereits berechneten Pauschalen und virengeprüften Belegen. Beim Öffnen wird die Reise für sie gesperrt – keine Doppelbearbeitung.

Die Steuer-Aufteilungs-Karten zeigen je Position, was steuerfrei, pauschal versteuert oder individuell steuerpflichtig ist. Sie prüft den Sachverhalt – gerechnet ist schon.

Zehn saubere Reisen? Sammelgenehmigung. Eilig? Im Auszahlungs-Cockpit zahlt sie genehmigte Reisen sofort per SEPA-Sammeldatei aus – eine geänderte Empfänger-IBAN stoppt weich mit bewusster Bestätigung.

Was sie gewinntEine geordnete Inbox statt E-Mail-Chaos, automatisch korrekte Pauschalen, Sammelfreigabe und wahlweise Sofort-Auszahlung – kein Abtippen mehr.

Kanzlei · Steuerberater

Die Kanzlei bekommt fertige Zahlen – kein Excel-Nachfassen.

In der Kanzlei-Übersicht sieht sie die Reisen jedes betreuten Unternehmens – lesend, gefiltert, mit Unternehmens-Spalte. Ein passiver Hinweis zeigt, wo die Einrichtung noch offen ist, ohne dass jemand nachfassen muss.

Führt ein Betrieb das Vier-Augen-Prinzip, erteilt die Kanzlei als zweite, garantiert andere Person die finale Freigabe – Selbst-Freigaben sind strukturell unmöglich.

Ein als sensibel geschützter Beleg (z. B. mit Gesundheitsdaten) erscheint nur als Platzhalter. Im Notfall beantragt sie begründeten Zugriff – freigegeben von zwei Personen, befristet auf 4 Stunden, voll protokolliert.

Die steuerkritischen Weichen (getrennte Aufzeichnung, Sozialversicherungs-Kennzeichen) bestätigt nur die Kanzlei selbst – für das Unternehmen bewusst unsichtbar, damit sich niemand selbst zertifiziert.

Was sie gewinntSteuerlich fertig aufgeschlüsselte Reisen je Unternehmen, die zweite Freigabe im Vier-Augen-Modus und rechtssicherer Notzugriff – statt unvollständiger Excel-Dateien.

Die Oberflächen

Jede Fläche dort, wo Sie ohnehin arbeiten.

Kein Extra-Tool zum Lernen: Reisekosten lebt im Mitarbeiter-Bereich, im HR-Dashboard, im Auszahlungs-Cockpit, in den Einstellungen und in der Kanzlei-Sicht. Solange das Modul aus ist, existiert keine dieser Flächen.

Das Herzstück für die Kanzlei

Alle betreuten Unternehmen – Reisen fertig aufgeschlüsselt.

Die Kanzlei sieht jedes betreute Unternehmen in einer Sicht: Reisen lesen und filtern, den steuerlich aufgeschlüsselten Lohnexport ziehen und – wenn ein Betrieb das Vier-Augen-Prinzip führt – die zweite Freigabe erteilen. Ein passiver Frühwarner zeigt, wo die Einrichtung noch offen ist, ganz ohne Nachfassen.

Kanzlei entscheidetUnternehmen im Blick

Reisekosten je UnternehmenKanzlei-Sicht · nur lesend

6Unternehmen

31Genehmigt

22. Freigabe offen

1Einrichtung offen

Unternehmen	Status	Reisen
Elbtal Bau GmbHbereit für den Lohnexport	aufgeschlüsselt	4 genehmigt
Elbtal Pflege GmbHVier-Augen: wartet auf 2. Freigabe	Freigabe erteilen	2 offen
Elbtal Kfz GmbHEinrichtung noch offen – passiver Hinweis	nicht aktiv	–

Steuerkritische Weichen bestätigt nur die Kanzlei – bewusst getrenntLohnexport ziehen

Meine ReisenMitarbeiter-Bereich

Hamburg · 3 Tageeingereicht 12.05.In Prüfung

München · Montage+50,40 € steuerfreiGenehmigt

Köln · Tagesreise+14,00 €Ausgezahlt

Schnell hinzufügenNeue Reise

„Meine Reisen" – der eigene Reise-Überblick

Alle eigenen Reisen mit klarem Status – von „eingereicht" bis „ausgezahlt". Dazu „Mein Reisekonto": erstattet, offen und in Prüfung auf einen Blick, plus ein kurzes Tutorial beim ersten Mal.

Mitarbeitende

Neue ReiseSchritt 3 von 4

Stammdaten ✓Belege ✓MahlzeitenÜbersicht

Tag 2 – Frühstück im Hotelpreis?kürzt die Pauschale automatisch um 20 %Ja

Mehrtagesreisen fragen die Mahlzeiten je Tag ab – gestellte Mahlzeiten kürzen automatisch korrekt.

Geführte Erfassung – vier Schritte bis zur Reise

Zeitraum & Ziel, Beleg-Fotos mit Kategorie-Vorschlag, Mahlzeiten je Tag, Übersicht mit sofort berechneter Erstattung. Zwischenspeichern jederzeit – der Entwurf bleibt privat, bis eingereicht wird.

Mitarbeitende

Foto-Schnellerfassung1 Position

📷 Beleg fotografieren

Erkannt: Bewirtung · 42,80 €Vorschlag aus dem Beleg-ScanÜbernehmen

Als Entwurf speichernDirekt einreichen

Foto-Schnellerfassung – eine Position in Sekunden

Bon fotografieren, Vorschlag bestätigen, direkt einreichen – der schnellste Weg für den einzelnen Taxi- oder Bewirtungsbeleg. Die Beleg-Erkennung ist bewusst nur ein Vorschlag: bestätigt wird von Menschen.

Mitarbeitende

Reise-Detail – Steuer-AufteilungBeispielwerte

50,40 €steuerfrei

11,20 €pauschal versteuert (25 %, trägt der Betrieb)

0,00 €individuell steuerpflichtig

GenehmigenAblehnen

Die Genehmigen/Ablehnen-Leiste bleibt beim Scrollen sichtbar.

Reise-Detail – jede Zahl steuerlich einsortiert

Positionen, Belege und die Aufteilung in steuerfrei, pauschal versteuert und individuell steuerpflichtig. Ablehnen verlangt einen Grund im Klartext; bei Vier-Augen zeigt die Karte ehrlich den Stand der Freigaben.

HR entscheidetKanzlei: 2. Freigabe

Beleg-Viewervirengeprüft

hotel-rechnung.pdfSeite 1 von 2 · sicher dargestelltHerunterladen

Geschützter Belegbesonders geschützte Daten (Art. 9 DSGVO) – für die Kanzlei geblindetNotzugriff anfordern

Notzugriff nur mit Begründung, Freigabe durch zwei Personen, befristet auf 4 Stunden – voll protokolliert.

Beleg-Viewer – sicher ansehen, bewusst schützen

Belege werden abgeschirmt dargestellt und lassen sich als sensibel markieren. Sensible Belege sieht die Kanzlei nur als Platzhalter – der Notzugriff läuft im 2-Personen-Prinzip.

HRKanzlei

Auszahlung – Sofort-Überweisung3 offen

Initiieren→SEPA-Datei→Beglichen

Empfänger-IBAN geändertbewusst bestätigen statt still übernehmenPrüfen

SEPA-Sammeldatei erzeugen

Auszahlungs-Cockpit – Erstattung ohne Warten auf den Lohnlauf

Die Nächste-Aktion-Karte führt Schritt für Schritt: Zahlung initiieren, Sammel-Überweisungsdatei erzeugen, als beglichen bestätigen. Fehlgeschlagene Zahlungen lassen sich erneut anstoßen oder bewusst in den Lohnlauf umleiten – nie ein stilles Nirwana.

HR

Einrichtung – ReisekostenSchritt 6 von 10

Über den LohnlaufSofort-Überweisung

Aufbewahrung bestätigt10 Jahre revisionssicher (§ 147 AO – Aufbewahrungspflicht)Erledigt

Zum Abschluss: ein Testlauf des Lohnexports – erst dann geht es live.

Einrichtungs-Assistent – in geführten Schritten startklar

Auszahlungsweg wählen, Pauschalen-Regeln und Sonderfälle festlegen, rechtliche Bestätigungen setzen – mit Fortschrittsanzeige und Testlauf. Die Kanzlei sieht die Konfiguration lesend mit.

HR/AdminKanzlei liest

Überarbeitungs-Editor1 Position bemängelt

Hotelbeleg fehltGrund im Klartext von der PrüferinBeheben

Verpflegung 3 Tageunverändert übernommenbleibt

Nach einer Ablehnung öffnet sich gezielt nur die bemängelte Position – der Rest bleibt stehen, nichts wird doppelt eingegeben.

Überarbeitungs-Editor – gezielt nur das Bemängelte

Wird eine Reise beanstandet, führt der Editor den Mitarbeiter genau zu den offenen Punkten. Korrekturen entstehen als neuer, sichtbarer Schritt – die schon geprüften Positionen bleiben unangetastet.

Mitarbeitende

Benachrichtigungenjeder Statuswechsel

Reise genehmigtan S. Adler · gerade ebenNeu

Erstattung ist unterwegsan S. Adler · +50,40 €Öffnen

Neue Reise eingereichtan HR · M. YılmazÖffnen

Benachrichtigungen – jeder Statuswechsel kommt an

Von „Reise eingereicht" bis „Erstattung unterwegs" wird jede beteiligte Person automatisch informiert – der Mitarbeiter über seinen Stand, HR über neue Einreichungen. Kein Nachfragen, kein Übersehen.

MitarbeitendeHR

Und wenn ein Unternehmen Reisekosten (noch) nicht nutzt? Dann sieht es keine halbleeren Bildschirme, sondern eine ehrliche „Modul nicht aktiv"-Seite – die Flächen oben entstehen erst, wenn Reisekosten bewusst eingerichtet wurde.

Denkt mit

Das Steuerrecht rechnet mit.
Entscheiden tun Menschen.

Pauschalen, Fristen, Kürzungen und Schutz-Schranken laufen automatisch und nachvollziehbar – jede Entscheidung mit Rechtsfolge bestätigen Sie. Das ist die Arbeitsteilung hinter jeder Reise.

Rechnet verbindlich das übernimmt das System nach den amtlichen Regeln Sie entscheiden ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt

Rechnet verbindlich

Die Pauschalen-Engine – amtliche Sätze, automatisch angewendet

Für jede Reise berechnet LohnPulse den steuerfreien Verpflegungsmehraufwand (28 € voller Kalendertag, 14 € An- und Abreisetag sowie Tagesreisen über 8 Stunden), die Übernachtungspauschale (20 € Inland) und das Kilometergeld (0,30 € PKW, 0,20 € Motorrad) – nach den amtlichen Sätzen 2026, versioniert hinterlegt. Gestellte Mahlzeiten kürzen automatisch korrekt: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 %. Ändern sich die amtlichen Sätze, gilt der neue Stand ab Stichtag – bereits berechnete Reisen bleiben mit ihrem damaligen Satz exakt nachvollziehbar.

Live mitgerechnet · Beispielwerte

50,40 €nach Mahlzeitenkürzung (von 56,00 €)

Ein Hotelfrühstück am vollen Reisetag kürzt exakt 5,60 € (20 % von 28 €) – automatisch und prüfungssicher.

Steuer-Aufteilung in drei Töpfe

Rechnet verbindlich

Jede Position wird automatisch aufgeteilt: steuerfrei (innerhalb der Pauschale), pauschal versteuert (§ 40 EStG – der Arbeitgeber übernimmt pauschal 25 %, wenn das Unternehmen es aktiviert) und individuell steuerpflichtig. Grundlage für bis zu drei Zeilen je Position im Lohnexport.

Richtige Lohnart automatisch

Rechnet verbindlich

Jede aufgeteilte Position landet ohne Handarbeit auf der korrekten Lohnart in der Lohnabrechnung – HR und Kanzlei ordnen nichts manuell zu, nichts wird doppelt erfasst.

Belegkategorie-Erkennung

Sie entscheiden

Der Beleg-Scan liest den fotografierten Bon und schlägt Kategorie und Betrag vor – der Nutzer bestätigt. Bewusst nur ein Vorschlag, und als Funktion erst aktiv, wenn das Unternehmen sie einschaltet.

Virenscan-Schranke

Rechnet verbindlich

Jeder Beleg wird beim Hochladen auf Viren geprüft – zusätzlich am Dateiinhalt selbst, nicht nur am Dateinamen. Unsichere oder ungültige Dateien werden abgewiesen und blockieren den Lohnexport hart.

Datenschutz-Wächter für sensible Belege

Rechnet verbindlich

Belege können besonders geschützte Daten tragen (Art. 9 DSGVO – z. B. Gesundheitsdaten). Ohne die 1-Klick-Einwilligung des Mitarbeiters selbst wird ein solcher Beleg nie exportiert – im Zweifel stoppt das System, nie umgekehrt.

Drei-Monatsfrist automatisch

Rechnet verbindlich

Die Verpflegungspauschale endet gesetzlich nach drei Monaten am selben Einsatzort (§ 9 EStG – Dreimonatsfrist). Das Berechnungsfenster erzwingt die Frist automatisch – niemand muss sie kennen.

Späteinreichungs-Wächter

Rechnet verbindlich

Das Einreichungsfenster bestimmen Sie (1 bis 90 Tage). Wer zu spät einreicht, wird ehrlich gewarnt oder gestoppt – damit jede Reise rechtzeitig im richtigen Lohnmonat landet.

Vier-Augen-Funktionstrennung

Rechnet verbindlich

Ist das Vier-Augen-Prinzip aktiv, erzwingt das System zwei verschiedene Freigeber. Selbst-Freigabe und Doppel-Freigabe derselben Person sind strukturell blockiert – mit klarer Erklärung statt stillem Fehler.

Prüf-Sperre gegen Doppelbearbeitung

Rechnet verbindlichSie entscheiden

Beim Öffnen wird eine Reise atomar für die Prüferin gesperrt. Bleibt eine Sperre länger als 30 Minuten stehen, darf eine Kollegin sie bewusst übernehmen – kein Dauer-Stillstand, keine Kollision.

Sammel-Überweisung automatisch gebündelt

Rechnet verbindlich

Mehrere Sofort-Auszahlungen werden zu einer SEPA-Sammeldatei gebündelt – eine Datei für die Bank statt vieler Einzelüberweisungen, mit gemeinsamer, nachvollziehbarer Referenz.

IBAN-Änderungs-Wächter

Sie entscheiden

Die Empfänger-Bankverbindung kommt immer aus den hinterlegten Stammdaten – nie aus einer Eingabe. Weicht sie von der letzten erfolgreichen Auszahlung ab, stoppt die Zahlung weich, bis HR bewusst bestätigt.

Nichts bleibt liegen

Rechnet verbindlich

Entwürfe ohne Beleg werden nach 25 Tagen automatisch erinnert, abgelaufene Notzugriffs- und Einwilligungs-Anfragen automatisch geschlossen – und jede Reise trägt eine zitierbare Vorgangsnummer (z. B. RK-2026-0042).

Wasserdicht

Reisekosten, die eine Betriebsprüfung bestehen.

Oben die lückenlose Prüfkette einer echten Reise – jeder Schritt bleibt sichtbar, auch die Ablehnung. Darunter die Paragrafen dahinter, jeweils in einem Satz erklärt. Jede Regel ist technisch erzwungen, nicht der Disziplin überlassen.

Prüfkette – Reise RK-2026-0042 · S. Adlerjeder Schritt unveränderlich, kryptografisch mit dem vorherigen versiegelt

10.05.

Eingereicht

per App · 1 Beleg, virengeprüft

+50,40 €

11.05.

Abgelehnt

Grund im Klartext: Hotelbeleg fehlt

12.05.

Korrigiert & neu eingereicht

gezielt nur die bemängelte Position

12.05.

In Prüfung

für andere Bearbeiter gesperrt

13.05.

Freigabe 1 & 2

Vier-Augen: zwei verschiedene Personen

31.05.

Ausgezahlt

im Lohnlauf Mai · Lohnart automatisch

50,40 €

Steuerfrei erstattet – lückenlos belegt. Die Kette wird laufend automatisch auf Manipulation geprüft und 10 Jahre aufbewahrt; Korrekturen entstehen nur als neuer, sichtbarer Schritt – nie wird etwas still überschrieben.

Amtliche Sätze, versioniert eingefroren

Verpflegungsmehraufwand 28 €/14 €, Übernachtungspauschale 20 €, Kilometergeld 0,30 €/0,20 € – als versionierter Stand hinterlegt. Jede Reise rechnet mit dem Satz-Stand ihres Zeitpunkts und bleibt Jahre später exakt nachrechenbar.

§ 9 EStG (steuerfreie Reisepauschalen)

Pauschalsteuer trägt der Betrieb

Erstattet ein Unternehmen mehr als die steuerfreie Pauschale, kann es den Mehrbetrag pauschal mit 25 % versteuern – plus Soli und Kirchensteuer je Bundesland (4 bis 7 %). Diese Steuer trägt per Gesetz der Betrieb; ein Abzug vom Netto des Mitarbeiters ist technisch unmöglich.

§ 40 EStG (Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber)

Zehn Jahre unveränderlich aufbewahrt

Belege, Reisen und die komplette Prüfkette werden 10 Jahre unveränderlich gespeichert – Löschen und Ändern sind technisch abgewiesen, selbst für Administratoren. Nach Fristablauf wird automatisch datenschutzkonform gelöscht (Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung).

§ 147 AO (steuerliche Aufbewahrungspflicht)

Besonders geschützte Daten nur mit Einwilligung

Die Einwilligung gibt der Mitarbeiter selbst per 1-Klick – eine Stellvertreter-Einwilligung durch HR ist arbeitsgerichtlich unwirksam und darum gar nicht vorgesehen. Ohne Einwilligung wird der Beleg nie exportiert; der Notzugriff läuft nur im 2-Personen-Prinzip, befristet auf 4 Stunden, voll protokolliert.

Art. 9 DSGVO (besonders geschützte Daten, z. B. Gesundheit)

Drei-Monatsfrist eingebaut

Nach drei Monaten am selben Einsatzort endet die steuerfreie Verpflegungspauschale von Gesetzes wegen. Das Berechnungsfenster erzwingt diese Frist automatisch – eine zu lange gewährte Pauschale kann gar nicht erst entstehen.

§ 9 EStG (Dreimonatsfrist der Verpflegungspauschale)

Bankdaten unter Verschluss

Die Empfänger-IBAN wird verschlüsselt gespeichert; Ansichten zeigen nur die letzten vier Stellen. Die Bankverbindung kommt immer aus den hinterlegten Stammdaten, nie aus einer Formular-Eingabe – niemand kann sich eine fremde Auszahlung umleiten.

Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung)

Niemand zertifiziert sich selbst

Das Vier-Augen-Prinzip erzwingt zwei verschiedene Freigeber – strukturell, nicht per Bitte. Die steuerkritischen Weichen (z. B. die getrennte Aufzeichnung im Lohnkonto) bestätigt ausschließlich die Steuerkanzlei; für das Unternehmen sind diese Schalter bewusst unsichtbar.

§ 4 LStDV (Aufzeichnungspflichten im Lohnkonto)

Jeder Zugriff dokumentiert

Jede Freigabe, jeder Kanzlei-Zugriff und jede Ausleitung wird zuerst protokolliert und erst dann ausgeführt – schlägt das Protokoll fehl, passiert nichts. Die Prüfkette wird laufend automatisch auf Manipulation geprüft.

GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)

Jedes Unternehmen strikt getrennt

Die Reisen jedes Unternehmens liegen in einem eigenen, abgeschotteten Bereich – ein Betrieb sieht nie die Daten eines anderen. Die Steuerkanzlei sieht ausschließlich die Unternehmen, die sie ausdrücklich betreut; jeder Kanzlei-Zugriff wird bei jedem Aufruf neu auf diese Beauftragung geprüft.

§ 203 StGB (Verschwiegenheitspflicht der Steuerkanzlei)

Was wirklich zählt

Der eigentliche Gewinn ist nicht der Euro.
Es ist die Ruhe dahinter.

Reisekosten sind der Posten, bei dem sonst jeden Monat etwas hakt. Der größte Wert von LohnPulse ist deshalb Verlässlichkeit: prüfungssicher belegt, für alle Beteiligten derselbe Stand, nichts mehr dreifach erfasst. Die Zeitersparnis kommt obendrauf – ehrlich, nicht plakativ.

Prüfungssicher – ohne daran zu denken

Amtliche Sätze versioniert, jeder Beleg und jede Freigabe 10 Jahre unveränderlich in einer versiegelten Prüfkette (§ 147 AO – Aufbewahrungspflicht). Eine Betriebsprüfung findet lückenlose, nachrechenbare Reisen vor – nicht einen Ordner voller Zettel.

Ein Stand für alle drei Parteien

Mitarbeiter, Unternehmen und Steuerkanzlei sehen jederzeit denselben Live-Status jeder Reise – von „eingereicht" bis „ausgezahlt". Das Ergebnis: keine Rückfragen, kein E-Mail-Ping-Pong, keine Überraschung am Monatsende.

Nie wieder dreifach erfasst

Einmal am Handy erfasst, fließt die Reise steuerlich aufgeschlüsselt bis in die Lohnabrechnung – ohne dass HR sie abtippt und die Kanzlei sie ein drittes Mal einträgt. Genau die Handarbeit, die Reisekosten sonst verzögert, entfällt.

0falsch nachgeschlagene Pauschalen-Sätze – die amtlichen Sätze sind versioniert hinterlegt und werden deterministisch angewendet (belegt: Architektur)
0Ausleitungen mit unsicheren oder nicht eingewilligten Belegen – Virenscan und Datenschutz-Schranke blockieren strukturell (belegt: fail-closed Schranken)
0Selbst-Freigaben im Vier-Augen-Modus – zwei verschiedene Personen sind technisch erzwungen (belegt: Funktionstrennung)

Und die Zeit? Grob geschätzt, mit offenem Rechenweg

Erfasst wird direkt am Handy – für Mitarbeitende Minuten statt der üblichen 20–30 Minuten Zettel-, Nachschlage- und Excel-Arbeit. Die Sammelgenehmigung macht aus einer halben Stunde HR-Klickerei Sekunden. Rein die HR-Zeit ergibt für einen Betrieb mit rund 15 Mitarbeitenden grob geschätzt einen niedrigen zweistelligen Euro-Betrag im Monat:

Rechenweg der Schätzung
Rechenweg	Wert	Quelle
Reisen pro Monat (Betrieb ~15 MA)	~20	branchenüblich angesetzt
HR-Bearbeitung je Reise vorher	~10 Min	Nachschlagen + Ablage + Abtippen
Bearbeitung mit LohnPulse	~2 Min	Prüfen einer vorberechneten, belegten Reise
Interner HR-Stundensatz	~30 €/Std.	branchenüblich angesetzt
Grobe Schätzung	≈ 80 €/Monat	bewusst konservativ, nur HR-Zeit

Bewusst nicht eingepreist: die eingesparte Mitarbeiter-Zeit und die vermiedenen Folgekosten einer falschen Pauschale, eines Datenschutz- oder eines Aufbewahrungs-Verstoßes. Deshalb steht die Zahl bewusst hier unten und nicht in der Überschrift.

Und der Markt? Spesen-Apps erfassen, Lohn-Software rechnet ab – dazwischen liegt Handarbeit. LohnPulse führt beides zusammen: Aus der Handy-Erfassung des Mitarbeiters wird ohne Zwischenschritt eine steuerlich aufgeschlüsselte, revisionssicher belegte Position in der Lohnabrechnung – mit Vier-Augen-Freigabe, geschützten Belegen und wahlweise Sofort-Überweisung. In einem Fluss, auf einer Plattform.

Loslegen

Ein geführter Start. Kein Risiko.

Reisekosten ist ein Modul pro Unternehmen: Der Einrichtungs-Assistent führt durch Auszahlungsweg, Pauschalen-Regeln und rechtliche Bestätigungen – erst nach dem Abschluss sehen Mitarbeitende die neue Fläche. Ein Betrieb ohne Reisekosten sieht nichts davon.

Wo finde ich das?

1Für Mitarbeitende: Menüpunkt „Meine Reisen" im Mitarbeiter-Bereich – Reisen erfassen, Belege fotografieren, Status verfolgen.
2Für HR: Menüpunkt „Reisekosten" im Unternehmens-Dashboard – Inbox, Auszahlung, Einstellungen und Einrichtung.
3Für die Kanzlei: je betreutem Unternehmen der Bereich „Reisekosten" – lesen, zweite Freigabe erteilen, Lohnexport ziehen.
4Einrichten: Reisekosten → „Einrichtung" – der geführte Assistent bis zum Testlauf.

Aktivierung durch Admin oder HR des Unternehmens – die Kanzlei muss nichts freischalten, sieht aber einen Hinweis, solange die Einrichtung offen ist.

In acht Schritten selbst testen

1Einrichtungs-Assistent durchlaufen: Auszahlungsweg wählen (Lohnlauf oder Sofort-Überweisung), Regeln bestätigen.
2Als Mitarbeiter „Neue Reise" starten – z. B. eine 3-Tage-Dienstreise mit Ziel und Zweck.
3Einen Testbeleg (Foto oder PDF) hochladen – die Kategorie wird vorgeschlagen.
4Übersicht prüfen: die berechneten Pauschalen (14 + 28 + 14 = 56 €) stehen schon da. Einreichen.
5Als HR die Reisekosten-Inbox öffnen – die Reise erscheint als „eingereicht" und wird beim Öffnen für Sie gesperrt.
6Beleg im Beleg-Viewer ansehen, Steuer-Aufteilung prüfen, genehmigen – der Mitarbeiter wird benachrichtigt.
7Auszahlen: automatisch im nächsten Lohnlauf – oder sofort per SEPA im Auszahlungs-Cockpit.
8Lohnexport ansehen: die Erstattung steht steuerlich aufgeschlüsselt auf der richtigen Lohnart.

Zur App → Preise ansehen

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Reisekosten sind der Bereich, der jeden Monat hakt.

Zettelwirtschaft & Wartezeit

Pauschalen von Hand

Belege ohne Prüfspur

Alles doppelt getippt

Eine Story, ein Fluss.Vom Handy-Foto bis in die Lohnabrechnung.

Beleg fotografieren, Reise anlegen – in Minuten.

Eine geordnete Inbox statt E-Mail-Chaos.

Jede Zahl landet im richtigen Steuer-Topf.

Wahlweise im Lohnlauf – oder sofort per Überweisung.

Drei Rollen, ein Vorgang –ohne Nachfragen.

Max will sein Geld zurück – ohne Zettelwirtschaft.

Die HR-Leiterin prüft Zahlen, statt sie zu tippen.

Die Kanzlei bekommt fertige Zahlen – kein Excel-Nachfassen.

Jede Fläche dort, wo Sie ohnehin arbeiten.

Alle betreuten Unternehmen – Reisen fertig aufgeschlüsselt.

„Meine Reisen" – der eigene Reise-Überblick

Geführte Erfassung – vier Schritte bis zur Reise

Foto-Schnellerfassung – eine Position in Sekunden

Reise-Detail – jede Zahl steuerlich einsortiert

Beleg-Viewer – sicher ansehen, bewusst schützen

Auszahlungs-Cockpit – Erstattung ohne Warten auf den Lohnlauf

Einrichtungs-Assistent – in geführten Schritten startklar

Überarbeitungs-Editor – gezielt nur das Bemängelte

Benachrichtigungen – jeder Statuswechsel kommt an

Das Steuerrecht rechnet mit.Entscheiden tun Menschen.

Die Pauschalen-Engine – amtliche Sätze, automatisch angewendet

Steuer-Aufteilung in drei Töpfe

Richtige Lohnart automatisch

Belegkategorie-Erkennung

Virenscan-Schranke

Datenschutz-Wächter für sensible Belege

Drei-Monatsfrist automatisch

Späteinreichungs-Wächter

Vier-Augen-Funktionstrennung

Prüf-Sperre gegen Doppelbearbeitung

Sammel-Überweisung automatisch gebündelt

IBAN-Änderungs-Wächter

Nichts bleibt liegen

Reisekosten, die eine Betriebsprüfung bestehen.

Eingereicht

Abgelehnt

Korrigiert & neu eingereicht

In Prüfung

Freigabe 1 & 2

Ausgezahlt

Amtliche Sätze, versioniert eingefroren

Pauschalsteuer trägt der Betrieb

Zehn Jahre unveränderlich aufbewahrt

Besonders geschützte Daten nur mit Einwilligung

Drei-Monatsfrist eingebaut

Bankdaten unter Verschluss

Niemand zertifiziert sich selbst

Jeder Zugriff dokumentiert

Jedes Unternehmen strikt getrennt

Der eigentliche Gewinn ist nicht der Euro.Es ist die Ruhe dahinter.

Ein geführter Start. Kein Risiko.

Wo finde ich das?

In acht Schritten selbst testen

Reisekosten spielt mit dem Rest von LohnPulse zusammen.

Zeiterfassung

Lohnläufe & Vorprüfung

Gleitzeitkonto

Lohnexport

Reisekosten.
Endlich ohne Excel.

Eine Story, ein Fluss.
Vom Handy-Foto bis in die Lohnabrechnung.

Drei Rollen, ein Vorgang –
ohne Nachfragen.

Das Steuerrecht rechnet mit.
Entscheiden tun Menschen.

Der eigentliche Gewinn ist nicht der Euro.
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