Funktionen › Vorgesetzten-Rolle
Delegieren · Freigeben · Geschützt bleibenFreigaben von denen,
die es wirklich wissen.
Team-Leads und Meister geben Zeiten, Urlaub und Krankmeldungen ihrer eigenen Abteilung direkt in LohnPulse frei, ohne je ein Gehalt zu sehen. HR bleibt informiert, der Monatsabschluss kommt schneller.
Abteilungs-genau · mobil für Außendienst · Vertretung inklusive, keine Modul-Freischaltung
Alle Freigaben laufen über HR. Und HR war gestern nicht dabei.
Am Monatsende sammelt die Personalabteilung Stundenzettel ein, fragt Fehlzeiten nach und tippt Korrekturen ab. Bei mehreren Abteilungen wird sie zum Flaschenhals.
HR als Flaschenhals
Jede Zeitfreigabe läuft zentral über eine Person. Schon bei 50 Mitarbeitern stauen sich am Monatsende Stundenzettel, Rückfragen und Nachträge, unter Zeitdruck kurz vor der Lohnabrechnung.
Freigabe ohne Wissen
HR weiß oft gar nicht, wer gestern wirklich bis wann gearbeitet hat. Der Meister wüsste es, der Maschinenausfall, der Kurzauftrag am Abend. Aber er hat kein Werkzeug zum Freigeben.
Alles oder nichts
Klassische Zeiterfassung-Tools kennen nur „Mitarbeiter" und „Admin". Dem Teamleiter Zugriff geben hieße: Gehälter, Kontonummern und Personalakten gleich mit öffnen. Also bekommt er keinen.
Korrekturen als E-Mail
Vertippte Stunden und offene Fehlzeiten wandern als E-Mail ans Monatsende und landen als handgetippte Nachträge in der Abrechnung, ohne Spur, wer was wann entschieden hat.
Dezentrale Freigabe: Verantwortung dorthin, wo das Wissen sitzt.
Ohne Gehaltszugriff, ohne Kontrollverlust – mit Prüfprotokoll.
Drei Schalter, feste Grenzen, eingebaute Vorsicht
Datenschutz und Arbeitsrecht sind hier keine Einstellungen, sondern Bauweise. Sechs Bausteine tragen die Rolle.
Drei Schalter statt Rechte-Matrix
HR stellt das Rollen-Dropdown auf „Vorgesetzter", weist Abteilungen zu und setzt drei Freigabe-Schalter: Zeit, Urlaub, Krank. Die Live-Vorschau spiegelt jeden Schalter, noch vor dem Speichern.
Löhne bleiben unsichtbar
Zwei getrennte Server-Schichten wirken zusammen: Gehalts-Felder werden aus jeder Antwort entfernt, und jede Abfrage ist auf die eigene Abteilung begrenzt (DSGVO Art. 5). Keine Einstellung und kein Admin-Klick kann das öffnen.
Vertretung mit Ablaufdatum
Eine Vertretung gilt exakt im eingetragenen Zeitraum, beschränkt auf Abteilungen. Sie beginnt und endet von selbst über das Datum: kein „Rechte wieder entziehen", kein vergessener Vollzugriff.
Vier Augen, auch für den Chef
Die eigenen Zeiten kann ein Vorgesetzter nie selbst freigeben, attestieren oder korrigieren. Die Oberfläche bietet es nicht an, und der Server verweigert es zusätzlich. Freigegeben wird von HR.
Der 11,5-Stunden-Tag wird nie blind freigegeben
Ein Tag über den Grenzen des Arbeitszeitgesetzes verlässt die Sammel-Freigabe: erst Belege sehen, dann bewusst „Geprüft → freigeben". Die Attestierung steht mit Name, Rolle und Zeitstempel unveränderlich im Prüfprotokoll.
Ein Klick für die Masse, fünf Sekunden Rückgängig
„Standardtage freigeben (12)" räumt die unkritische Masse in einem Klick, und nach jeder Freigabe bleibt ein Countdown zum Zurücknehmen. Erinnerungen sind gezielt und nie doppelt binnen vier Stunden.
Die Pulsemap des eigenen Teams, wochenaktuell
Jede Zeile ein Mitarbeitender, jede Zelle ein Tag: der 11,5-Stunden-Ausreißer markiert, leere Werktage sofort sichtbar. Genehmigt wird direkt aus der Zeile, am Schreibtisch und vom Handy.
Grenzen, die man nicht falsch einstellen kann
Beispiel: Markus Berger, Werkstatt Nord, darf genehmigen: Zeit. Links seine Arbeitsfläche, rechts das, was für ihn technisch nicht existiert.
Sein Team, seine Aufgaben
- Team-Zeiten Werkstatt Nordeinsehen, freigeben, ablehnen, korrigieren
- Urlaub & Krank einsehenKrank nur als Zeitraum plus „AU liegt vor", nie die Diagnose (DSGVO Art. 9)
- Team erinnern & Vertretung anfragenanfragen ja, erteilen kann nur HR
Fest verdrahtet, keine Einstellung
- Löhne & Gehälterin jeder Server-Antwort entfernt, zwei getrennte Schutzschichten
- Bankdaten & Personalaktekonstruktiv ausgeschlossen, auch für direkte Aufrufe
- Andere Abteilungen & eigene Freigabefremde Teams antworten „nicht gefunden", eigene Zeiten gibt HR frei
Jede Freigabe, Ablehnung und Attestierung steht mit Person, echter Rolle und Zeitstempel unveränderlich im Prüfprotokoll (GoBD) – ein bereits abgerechneter Monat bleibt gesperrt.
Häufige Fragen zur Vorgesetzten-Rolle
Sieht ein Vorgesetzter Gehälter oder Bankdaten?
Nein, nie. Zwei getrennte Server-Schichten wirken zusammen: Gehalts- und Stundenlohn-Felder werden aus jeder Antwort entfernt, und jede Abfrage ist auf die eigene Abteilung begrenzt. Selbst wenn eine Schicht versagen würde, hielte die andere.
Was sieht er von einer Krankmeldung?
Nur Zeitraum und „Krankschreibung liegt vor", nie eine Diagnose oder Notiz (DSGVO Art. 9). Jeder Blick darauf wird protokolliert, und das Unternehmen kann die Krank-Sichtbarkeit für Vorgesetzte komplett abschalten. Die Kenntnisnahme berührt die Lohnfortzahlung nie.
Kann er seine eigenen Zeiten freigeben?
Nein. Die Oberfläche bietet es nicht an, und der Server verweigert es zusätzlich, das Vier-Augen-Prinzip gilt auch für den Chef. Seine eigenen Zeiten gibt HR oder ein Admin frei.
Wie funktioniert die Urlaubsvertretung?
HR trägt eine Vertretung mit festem Von-bis-Fenster ein, beschränkt auf Abteilungen. Sie beginnt und endet rein über das Datum. Ein Vorgesetzter kann eine Vertretung nur anfragen; die Anfrage selbst erteilt keinerlei Rechte.
Braucht die Rolle eine Modul-Freischaltung?
Nein, sie wird vergeben statt installiert: Rollen-Dropdown auf „Vorgesetzter" stellen, Abteilung zuweisen, drei Schalter setzen. Ohne Vergabe existiert für niemanden eine zusätzliche Fläche, und eine IT-Abteilung braucht es nicht.
Was passiert mit einem Tag über 10 Stunden?
Er verlässt die Sammel-Freigabe automatisch (§ 3 ArbZG). Der Vorgesetzte sieht zuerst die Belege, dann bestätigt er bewusst „Geprüft → freigeben". Das System prüft die Grenzen selbst nach und hält die Attestierung unveränderlich fest, wie § 16 ArbZG es verlangt.
Die Vorgesetzten-Rolle spielt mit dem Rest von LohnPulse zusammen: Zeiterfassung · Gleitzeitkonto · Urlaub & Krankmeldungen
Alle Funktionen ansehenEin Dropdown, drei Schalter. Der Rest ist Bauweise.
Zeit- und Urlaubsfreigabe von der richtigen Person, Löhne bleiben unsichtbar, jeder Schritt im Prüfprotokoll.
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